So motivieren wir uns und unsere Mitarbeitenden im Home Office
(SSa) Das Arbeiten im Home Office ist für viele ArbeitgeberInnen und ArbeitnehmerInnen im letzten Jahr zu einer regelrechten Herausforderung geworden. Fehlendes Equipment, fehlende Strukturen und fehlende Motivation sind nach wie vor Probleme, die es zu bewältigen gilt.
Wir arbeiten schon seit Jahren remote sowohl von Zuhause, als auch von überall auf der Welt aus. Deswegen können wir unsere Erfahrungen hier teilen.
Generell muss man sagen, dass das Home Office ein ordentlicher und angemessen ausgestatteter Arbeitsplatz sein soll und nicht durch das Lümmeln auf einem Hocker am Küchentisch oder das Liegen mit dem Laptop im Bett ersetzt werden kann. Wer es sich Zuhause, bekleidet mit Flauscheinteiler, so richtig gemütlich macht und sich mit Snacks eindeckt wird nicht produktiv arbeiten können. Warum? Weil der Kopf das gemütliche Freizeitsetting nicht mit der erwarteten Leistungsfähigkeit eines produktiven Büroszenarios zusammenbringen kann. Also schaltet unser Gehirn automatisch in den Chill-Modus.
Neben der räumlichen Trennung von Wohn- und Arbeitsbereich, müssen natürlich auch die materiellen “Basics” (Soft- und Hardware) stimmen.
Wir brauchen neben unserem Laptop einen separaten Monitor, Tastatur und Maus, schnelles Internet, einen ausreichend großen Tisch und einen guten Stuhl.
Sind diese Dinge abgehakt, liegt es an den MitarbeiterInnen ihren Arbeitstag zu strukturieren. Und das ist gar nicht so einfach, denn wir sind alle unterschiedliche Typen: Manche kommen besser im Home Office zurecht, als andere. Sie laufen sogar zu Höchstform auf und sind viel produktiver als im Büro, während andere anfangen Alles zu erledigen, was nichts mit den Arbeits-To-Do´s zu tun hat. Wir von capacity sind das Arbeiten von überall aus schon gewohnt. Deswegen möchten wir unser Know-how gerne weitergeben.
Rituale – Das individuelle Einstimmen auf den Arbeitstag.
Durch schöne Rituale erleichtert man sich den Start in eine konzentrierte Arbeitsphase in den heimischen Räumlichkeiten. Man kann die Pflanzen im Arbeitszimmer gießen, indirektes Licht anknipsen oder eine Duftkerze anzünden. Eine Kollegin hört sich aktuell beispielsweise den Song „Ich will nach Lissabon!“ an, bevor sie sich an den Schreibtisch setzt.
Anderen Kollegen brauchen nur das Geräusch des Aufklappens des Laptops, um in den Arbeitsmodus zu kommen: Egal ob im Auto, Zug, am Strand, an der Rennstrecke, auf der Couch, ob mit oder ohne Kind, in Spanien, Österreich, auf der Skipiste, in Italien oder sonst wo – Laptop an und los geht’s.
Auch der Gang mit dem zweiten Kaffee aus der Küche ins Arbeitszimmer reicht schon, um Körper und Geist bewusst zu machen, jetzt wird hier gearbeitet.
Routinen – So kommt man in den Home Office-Flow!
Etwas früher aufzustehen, um ein paar Übungen zu machen bevor es in den Arbeitsbereich geht tut gut und schafft das Gefühl des „guten Starts in den Arbeitstag.“ Auch der morgendliche Spaziergang um den Block ist eine schöne Möglichkeit sich auf den Home Office Tag einzustimmen.
Ich trinke beispielsweise morgens meinen ersten Kaffee zu meinem Lieblingsnewspodcast und verschaffe mir einen Überblick über die Schlagzeilen des Tages.
Wer lieber länger liegenbleibt kann Pausenzeiten z.B. für Sport effektiv nutzen. Dadurch dass man die Zeit des Anfahrtsweges zur Arbeit spart, gewinnt man mehr an kleinen Pausen, in denen man Energie tanken kann.
Regeln – Ohne geht´s nicht!
Morgens anstelle des Joggers ein Arbeitsoutfit anzuziehen, einen Tagesplan aufzustellen und Pausenzeiten einzuplanen gehört ebenso dazu wie das meiden von Ablenkungen durch TV, Privathandy oder Haushaltsdinge. Das Schaffen von kleinen Pausen-Zeitfenstern in denen die Nicht-Arbeits-Dinge erledigt werden, hilft sich auf die Arbeitsphasen zu konzentrieren.
Am Schreibtisch wird zunächst das Tagesziel definiert. Danach werden die einzelnen „To Do´s“ benannt.
Hierbei gehen einige KollegInnen nach der 3×3-Regel vor. Diese besagt, dass 3 Pflicht-Aufgaben, 3 Zusatz-Aufgaben, sowie 3 Bonus-Aufgaben notiert werden.
Andere Mitarbeitende strukturieren ihren Arbeitstag anhand der Aufgaben, die sie erledigt haben wollen und legen alle anderen Aktivitäten Drumherum. Das funktioniert dann gut, wenn man abschätzen kann wie lange man für die einzelnen Aufgaben braucht.
Dabei ist es extrem wichtig, kein schlechtes Gewissen zu haben, wenn mal das Tagesziel oder ein Teil der „To Do´s“ nicht erfüllt werden kann. Genau wie in den Büroräumen auch, kann es immer dazu kommen, dass andere Themen oder Anrufe, dazwischenkommen und man weniger schafft als sonst. Wichtig ist, sich nicht entmutigen zu lassen und am Ende des Tages auch abschalten zu können, um sich für den nächsten Tag zu regenerieren.
Austausch – So werden Teamgefühl und Motivation der einzelnen Mitarbeitenden gestärkt.
Wir sprechen aktuell einmal pro Woche über Teams über die laufenden Projekte, die aktuelle Lage und unsere Kommunikationsthemen. Dabei nehmen wir uns auch Zeit für private Gespräche. Um die fehlenden Kontakte und aktuell ausbleibende Unterhaltungen mit KollegInnen auszugleichen, empfehlen wir außerdem eine gemeinsame Teams-Mittagspause mit einer kleinen Gruppe oder einen 10- minütigen Coffee-Call am Nachmittag. Um gemeinsame Brainstormings für Projekte abzuhalten, gibt es gute digitale Tools.
Für Abwechslung und gute Laune im Home Office Alltag sorgt ein Motto zum wöchentlichen Teamcall wie z.B. der „Magic-Monday oder White Wednesday“. Das virtuelle Feierabendbierchen oder eine digitale Weinverkostung motivieren das Team.
Der Austausch mit den Führungskräften ist im Home Office unserer Meinung nach einer der wichtigsten Motivationsfaktoren. Nur wenn man regelmäßig Feedback und auch Anerkennung erhält, bleibt man motiviert bei der Stange. Dieser relevante Faktor macht gerade in Krisenzeiten wie jetzt einen enormen Unterschied in der Wahrnehmung der Mitarbeitenden. ArbeitnehmerInnen, die im Home Office ohne regelmäßigen Austausch auf sich allein gestellt arbeiten und keine messbaren Ergebnisse ihrer Bemühungen erfahren, sind deutlich weniger motiviert als Mitarbeitende, die es geschafft haben Alternativen für den Austausch mit Vorgesetzten und KollegInnen zu etablieren.
Neben den regelmäßigen Team Meetings, Status Calls und Jour Fixes zeigen den KollegInnen vor allem Gespräche außer der Reihe große Wertschätzung und holen sie bei den Themen ab, die sie gerade beschäftigen. Denn nicht nur das „sich selbst nach einem anstrengenden Arbeitstag im Home Office z.B. mit einem guten Essen zu belohnen“ ist für jeden Einzelnen wichtig, sondern auch das Lob und die Anerkennung durch die Vorgesetzten.
Vertrauen – das A und O für effektives Arbeiten im Home Office!
Mit gegenseitigem Vertrauen bietet das Home Office viele Möglichkeiten effektiver und vor allem auch nachhaltiger zu arbeiten. Wir hoffen, dass viele ArbeitgeberInnen den Mehrwert des Remote-Arbeitens erkennen und auch zukünftig weiter nutzen und ausbauen werden.
Wir als capacity leben stark vom Vertrauen in unsere Mitarbeitenden und dieses wird regelmäßig mit guten Ergebnissen belohnt. Ganz egal ob diese im Home Office, an der Rennstrecke oder aus dem Urlaub erzielt werden. Wir denken, dass Vertrauen und gegenseitige Wertschätzung gerade in diesen Zeiten wichtig sind, um als Team gut durch die Krise zu kommen.
Wir wollen Euch in den kommenden Wochen weiterhin an unseren Erfahrungen mit flexiblem Arbeiten, den Herausforderungen an die Führungskultur, die Strukturen und nicht zuletzt auch an unseren Fehlern und Learnings auf diesem Weg teilhaben lassen und sind gespannt auf eure Meinungen.
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